Secrétaire administratif et comptable (H/F)

Secteur :
Spectacle vivant

Description de l'entreprise :
Fondé en 1998, par Zahia Ziouani, chef dorchestre, lOrchestre Symphonique Divertimento est un ensemble symphonique composé de 70 musiciens professionnels. Il est ancré dans la vie culturelle de la région Ile-de-France et sur le plan national. Il est présent chaque année au cur des grandes salles nationales (la Philharmonie de Paris, la salle Pleyel, le Grand Théâtre de Provence, le Théâtre de Nîmes, la salle Gaveau, la Basilique de Saint-Denis, la Cité du Cinéma, lOlympia, le Palais des Congrès de Nantes, le Cratère dAlès, lAvant-Seine de Colombes) et de nombreux festivals (Marseille Provence 2013, Folle Journée de Nantes, Flâneries de Reims, Fête de lHumanité, Festival Radio Classique, Festival Classique au Vert, Festival de Musiques Sacrées de Paris), son projet artistique remet lorchestre au cur des régions dont la vitalité culturelle lui assure un large rayonnement et des relais dynamiques.
Fort de son engagement en faveur de laccès à la musique symphonique pour tous, il développe de grands projets artistiques et pédagogiques et part chaque année à la conquête de nouveaux publics et de nouveaux territoires. Il propose des concerts originaux alliant excellence artistique, originalité, innovation et éclectisme autour du répertoire symphonique, de la musique daujourdhui, des musiques traditionnelles et populaires, des musiques de films et du jazz. Chaque année, que ce soit au travers de concerts, dactions de sensibilisation déployées dans le cadre dInvento ou de lAcadémie Divertimento, ils vont à la rencontre de près de 50 000 spectateurs sur le plan national. Il est un véritable générateur de projets artistiques et culturels dans lesquels : transmission, lien social, ouverture à la jeunesse, innovation, outils numériques, les enseignants et les éducateurs sociaux, le placent comme lun des premiers ambassadeurs uvrant en faveur de laccès à la culture pour tous !

Description du poste :
Sous lautorité de la directrice artistique et musicale et en interface avec léquipe administrative (production, communication, mécénat, développement, actions culturelles), il/elle assurera les opérations courantes de gestion administrative et comptable de lorchestre. Il/elle interviendra sur les aspects organisationnels (accueil téléphonique, traitement du courrier, commande des fournitures, enregistrement des données comptables, établissement et suivi de la facturation, relances, suivi des subventions publiques et privés, suivi des adhésions et du bénévolat), mais aussi sur les aspects budgétaires et à la mise en place de la politique des ressources humaines. Il/Elle participera à la vie générale de lorchestre. 




Secrétariat et organisation:
­- Effectue les opérations classiques de secrétariat : ouverture et affectation du courrier et des e-mails, rédaction de courrier et e-mails, photocopie, archivage, filtrage des appels téléphoniques, mise à jour des bases de données, des fichiers
­- Assure la circulation de linformation entre la direction, léquipe administrative, diffuse les comptes-rendus, classe et archive les documents
­- Prend en charge lorganisation matérielle des diverses relations quentretient la direction avec les instances décisionnelles et organismes externes (partenaires publics et privés, collectivités)
­- Coordonne le planning de la directrice musicale
­- Enregistre lactivité de lorchestre dans lagenda général (rendez-vous de la directrice musicale, concerts, répétitions, action culturelle)
­- Assure le planning des réunions de travail, les prépare et les organise (convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants)
­- Réalise et centralise les comptes-rendus des réunions
­- Organise les réunions du CA et des AG (suivi des convocations, conception des contenus du rapport de lassemblée générale et du rapport dactivités (en relation directe avec les membres de léquipe)
­- Organise les déplacements, séminaires, réunions
­- Se charge des achats de fournitures et du matériel dorchestre
­- Etablit, vérifie et assure le suivi des contrats (cession) et conventions (mécénat, publiques etc.)
­- Assure une veille concernant les appels à projets
­- Gère les litiges et soccupe de toutes les relances (fournisseurs, contrats)
­- Assure le suivi des adhésions et missions de bénévolat

Ressources humaines:
­- Rédiger des actes administratifs (positions, promotions, cessations de fonction, contrats...)
­- Suivi du tableau de bord des présences
­- Suivi des dossiers maladie et organisation des absences de léquipe administrative
­- Suivi des entretiens annuels (élaboration des tableaux et les listes d'aptitude pour les avancements et les changements de grade)
­- Préparation des éléments variables mensuels pour la paie (heures supplémentaires, absence, déduction, prime.)
­- Centralisation et saisie des éléments de gestion administrative du personnel dans le logiciel CIRIL (formation, visite médicale, permis.)

Comptabilité :
­- Suivi budgétaire de lassociation avec reporting régulier auprès de léquipe et la direction
­- Saisie des écritures et mouvements comptables
­- Établissement et suivi des devis et de la facturation générale
­- Préparation des règlements fournisseur
­- Surveillance des frais généraux et recouvrements de créances
­- Réalisation du suivi de trésorerie
­- Etablissement des états de rapprochement bancaire
­- Réalisation des opérations de recouvrement de créances
­- Réalisation des opérations de suivi des paiements
­- Suivi des relances client/fournisseur


Description du profil recherché:
­- Excellente présentation et bonne élocution
­- Grande adaptabilité et aisance relationnelle
­- Grandes capacités rédactionnelles et organisationnelles
­- Grande autonomie, sens des responsabilités, polyvalence et réactivité
­- Rigueur, anticipation, organisation, gestion des priorités, respect de la hiérarchie, discrétion
­- Goût pour le travail collaboratif, sens de leffort
­- Maitrise du Pack Office indispensable (Word, Excel, Power Point)

Expérience recherchée :
­- Poste Senior
­- Expérience dau moins 5 ans à un poste similaire dans un établissement artistique et culturel ou dans un ensemble musical

Les plus :
- Connaissance du logiciel SpaieCTACLE et de la comptabilité privée 
- Connaissances du réseau du spectacle vivant et de la musique classique
- Connaissances juridiques
- Permis B

Date de prise de fonction :
À compter du 1er octobre 2018

Date limite de candidature :
20 septembre 2018

Rémunération envisagée :
Salaire selon expérience et suivant la convention collective

Informations complémentaires / renseignements :
Poste 35h/semaine, CDD de 1 an

Lieu :
Espace Paul Eluard
Place Marcel Pointet
93240 Stains

Curriculum vitae et lettre de motivation à lattention de Zahia Ziouani, directrice musicale et cheffe dorchestre à adresser par mail à l'adresse suivante: recrutement@losd.fr

Merci de mentionner en objet de votre courriel :
« Recrutement Secrétaire administratif et comptable (H/F) »

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